Produktivität steigern

Die Plattform karrierebibel.de hat in einer Umfrage herausgefunden, dass 40% der Befragten nur 5-6 Stunden am Tag produktiv arbeiten, während es bei 34% der Befragten sogar nur 3-4 Stunden sind. Die restliche Zeit wird als "Zeitabsitzen" bezeichnet. Solch eine Produktivität am Arbeitsplatz kann möglicherweise dazu führen, dass die erhofften Erfolge für das Unternehmen ausbleiben. Es ist normal, dass Menschen sich nicht permanent zu 100% konzentrieren können. Allerdings sollte man Maßnahmen ergreifen, wenn der Spaß an der Arbeit dauerhaft nachlässt, Mitarbeitende überlastet sind, der Krankenstand zunimmt oder zu viel Zeit für Nebensächliches verschwendet wird. Eine gesteigerte Arbeitsproduktivität kann dazu führen, dass dein Teamengagierter und zufriedener wird, da Mitarbeitende sich dann meist selbstwirksam fühlen und das zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

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Die Arbeitsproduktivität lässt sich in einer einfachen Formel ausdrücken: Arbeitsproduktivität = Output/Input. Der "Output" der Formel für die Arbeitsproduktivität ist das jeweils gewünschte Ergebnis, wie zum Beispiel die Fertigstellung eines Projekts oder die Fertigung einer bestimmten Stückzahl an Produkten. Der Input ist das, was in die Arbeit investiert wird, wie zum Beispiel Arbeitsstunden. Du kannst also die Arbeitsproduktivität berechnen, indem du das Ergebnis durch den Arbeitseinsatz teilst. Erhöht sich der Input, ohne dass sich das Ergebnis verbessert, sinkt die Arbeitsproduktivität. Umgekehrt kann eine gesteigerte Arbeitsproduktivität das Ergebnis verbessern, ohne dass ein höherer (zeitlicher) Arbeitseinsatz nötig ist.

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Es gibt zahlreiche Situationen, in denen Multitasking unumgänglich ist und es zu häufigen Unterbrechungen der konzentrierten Arbeit kommt, wie beispielsweise wenn Rückmeldungen oder Genehmigungen fehlen, Aufgaben unterbrochen werden müssen, um wichtige Unterlagen zu suchen, Kollegen oder Kolleginnen den Arbeitsfluss mit Fragen unterbrechen oder Arbeitnehmende auf E-Mails und andere Nachrichten reagieren müssen. Meetings, Gespräche und ähnliches können den Arbeitstag ebenfalls so zerstückeln, dass kaum eine längere Phase für konzentrierte Arbeit bleibt.

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Hinzukommen möglicherweise längere Meetings ohne klares Ziel oder Struktur, sowie fehlende Unterstützung für Mitarbeitende, um ihren Tag im Homeoffice zu organisieren. Solche Faktoren beeinträchtigen nicht nur die Arbeitsproduktivität, sondern unter Umständen auch die Work-Life-Balance. Insbesondere fehlende klare Arbeitszeiten im Homeoffice oder die ständige Erreichbarkeit nach Feierabend können sich negativ auswirken. Daher wollen wir uns nun ansehen, wie du die Arbeitsproduktivität deiner Mitarbeitenden steigern kannst.

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Steigere die Produktivität deines Unternehmens mit dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch als 80-20-Regel bekannt, besagt, dass 20% der "richtigen" Maßnahmen zu 80% der Ergebnisse führen. Das bedeutet wiederum, dass 80% der Maßnahmen nur einen kleinen Teil des tatsächlichen Ergebnisses ausmachen. Beim Pareto-Prinzip geht es darum, sich vom Perfektionismus zu verabschieden und den Fokus auf folgende Fragen zu lenken:

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Was ist das Wichtigste, das heute erledigt werden muss? Welche eine Sache bringt uns im Unternehmen wirklich weiter? Worauf kann ich nicht verzichten, damit ich und/oder meine Kollegen und Kolleginnen weiterarbeiten können? Wie kann ich mit kleinstmöglichem Aufwand das größtmögliche Ergebnis erreichen?

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Das Pareto-Prinzip ermöglicht sehr produktives Arbeiten, ist aber keine dauerhafte Lösung bei ständiger Überlastung. Zudem zeigen Studien, dass längere Arbeitszeiten nicht zwangsläufig zu einer höheren Produktivität führen, sondern bei reduzierter Arbeitszeit die Produktivität gleich bleiben kann.

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Erhöhe die Produktivität deiner Mitarbeiter im Homeoffice

Eine Umfrage der Verwaltungsplattform Asana zu den Arbeitsgewohnheiten im Homeoffice ergab, dass hier erhebliches Potenzial für eine Steigerung der Produktivität besteht. Von den über 5.000 befragten Personen hatte über die Hälfte nicht einmal Zugang zu einem eigenen Schreibtisch, PC/Laptop und/oder einer stabilen Internetverbindung. Stattdessen arbeiteten sie vom Küchentisch, Sofa oder Bett aus.

Die Zeit im Homeoffice brachte zahlreiche Herausforderungen mit sich, von Störungen durch Kinder und Partner bis hin zur mangelhaften Arbeitsumgebung und fehlendem Tagesrhythmus. Hier sind einige Dinge, die du tun kannst, um die Produktivität deiner Mitarbeitenden im Homeoffice zu steigern:

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• Unterstütze die Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes durch Zuschüsse oder Schulungen.
• Stelle geräuschunterdrückende Kopfhörer zur Verfügung.
• Gib einen geregelten Arbeitsrhythmus vor, beispielsweise durch bewegte Pausen.
• Hilf Mitarbeitenden, ihre individuellen Leistungshochs zu finden und zu nutzen, indem du Umfragen durchführst.
• Stelle Tracking-Tools oder Challenges zur Verfügung, um Mitarbeitende zu motivieren.
• Stelle sicher, dass es feste Feierabendzeiten gibt, damit eine Trennung von Beruflichem und Privatem gewährleistet ist.

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